ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten. Wir zeigen, worauf es beim Erstellen ankommt – und wie Ihre ZUGFeRD-Rechnungen künftig automatisch aus Ihren Prozessen entstehen.
Ihre Daten laufen auf eigener Hardware in Deutschland.
Kein Teams, kein Zoom: Ihre Daten bleiben sicher in der EU.
Aus Solingen gestartet, seit 2024 in Düsseldorf zuhause.
Persönlich und unverbindlich, ganz ohne Verkaufsdruck.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Vorgaben ändern sich; wir prüfen die Inhalte regelmäßig.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format: Sie sieht aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten. Der Mensch liest das PDF, die Software des Empfängers liest die XML-Daten. Technisch basiert die Datei auf PDF/A-3, das eingebettete Anhänge erlaubt. Das in Frankreich verbreitete Format Factur-X ist inhaltlich identisch.
Seit Einführung der E-Rechnungspflicht ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung zulässig – allerdings nicht in jedem Profil. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten. Für den B2B-Alltag empfiehlt sich in der Regel das Profil EN 16931 (früher COMFORT), für komplexe Fälle EXTENDED. Es gibt sogar ein Profil XRECHNUNG, falls Sie ZUGFeRD und XRechnung erstellen möchten.
Für einzelne Rechnungen gibt es Freeware und Online-Tools, mit denen Sie eine ZUGFeRD Rechnung kostenlos erstellen. Sie tragen die Daten ein, das Tool erzeugt PDF und XML. Für Gelegenheitsrechnungen funktioniert das – bei vielen Rechnungen wird es fehleranfällig und zeitintensiv.
Programme wie Lexware, DATEV oder SAP bieten ZUGFeRD-Exporte. Das ist sinnvoll, wenn die Rechnung dort auch entsteht. Oft liegen die Daten aber in einem anderen System – im Shop, im Buchungstool oder in Verträgen – und müssen erst übertragen werden.
Der effizienteste Weg: Die ZUGFeRD-Datei wird direkt aus dem Vorgang erzeugt, der die Rechnung auslöst. Genau das leistet helpydesk, unsere SaaS-Plattform für Support und Abrechnung. Ob Produktverkauf, Abo oder Dienstleistung – das ZUGFeRD-PDF mit XML entsteht automatisch und korrekt.
Ob ZUGFeRD-Datei oder ZUGFeRD-XML – inhaltlich gelten die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes:
Wichtig: Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, zählen die strukturierten Daten. Eine saubere, automatische Erzeugung verhindert solche Widersprüche.
ZUGFeRD eignet sich hervorragend für den Austausch zwischen Unternehmen, weil Empfänger ohne spezielle Software das PDF lesen können. Öffentliche Auftraggeber verlangen dagegen häufig die reine XRechnung. Mit helpydesk müssen Sie sich nicht festlegen: Sie wählen pro Kunde das passende Format.
Ein Dienstleister rechnet monatlich Wartungsverträge mit rund 150 Geschäftskunden ab. Bisher wurden Rechnungen in einer Vorlage erstellt, als PDF gespeichert und einzeln per E-Mail verschickt. Mit helpydesk entstehen die Rechnungen automatisch aus den hinterlegten Verträgen als ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931, werden versendet und mit den eingehenden Zahlungen abgeglichen. Kunden mit öffentlichen Auftraggebern erhalten stattdessen eine XRechnung. Ergebnis: kein Abtippen mehr, keine Widersprüche zwischen PDF und XML und ein klarer Überblick über offene Posten – auch nach dem Stichtag der E-Rechnungspflicht.
helpydesk entwickeln und betreiben wir selbst: Support, Verträge und Abrechnung in einem System, individuell erweiterbar.
Ihre Frage ist nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie in unseren allgemeinen FAQ.
+49 (0) 211 / 74 07 11 20
info@5werk.de
Ja, mit Freeware oder Online-Tools für einzelne Rechnungen. Für regelmäßige oder viele Rechnungen ist eine automatisierte Lösung deutlich effizienter und weniger fehleranfällig.
Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht; im B2B-Alltag ist meist das Profil EN 16931 die richtige Wahl.
Ein bestehendes PDF muss um eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten ergänzt und als PDF/A-3 gespeichert werden. Zuverlässiger ist es, die ZUGFeRD-Rechnung direkt aus den Originaldaten zu erzeugen.
Diese Programme bieten ZUGFeRD-Funktionen. Entsteht Ihre Rechnung in einem anderen System, verbinden wir es per Export oder Schnittstelle mit Ihrer Buchhaltung.
Inhaltlich keiner – Factur-X ist die französische Bezeichnung des gleichen Standards.
Ja. helpydesk unterstützt ZUGFeRD und XRechnung, sodass Sie für jeden Empfänger das passende Format nutzen.
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