Rechnungen für Kleinunternehmer – richtig schreiben, digital empfangen, schneller bezahlt werden
Als Kleinunternehmer gelten für Ihre Rechnungen besondere Regeln – auch bei der E-Rechnung. Hier finden Sie die Pflichtangaben, die aktuellen Grenzen und eine Lösung, mit der Rechnungen und Zahlungen automatisch laufen.
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- Auf dieser Seite:
- Wer ist Kleinunternehmer?
- Pflichtangaben: So schreiben Sie Rechnungen als Kleinunternehmer richtig
- Rechnungsvorlage zum Ausfüllen oder Rechnungsprogramm?
- Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was gilt?
- Rechnungen schreiben und automatisch bezahlt werden – mit helpydesk
- Beispiel: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus
- Häufige Fragen
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Vorgaben ändern sich; wir prüfen die Inhalte regelmäßig.
Wer ist Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es kleinen Unternehmen, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Seit 2025 gelten neue Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Regelung bereits ab diesem Umsatz. Prüfen Sie Ihren Status regelmäßig – idealerweise mit Ihrer Steuerberatung.
Pflichtangaben: So schreiben Sie Rechnungen als Kleinunternehmer richtig
Auch ohne Umsatzsteuer muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten. Achten Sie auf:
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Steuernummer (oder Wirtschafts-Identifikationsnummer)
- Rechnungsdatum und eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung bzw. Lieferung
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen.
Rechnungsvorlage zum Ausfüllen oder Rechnungsprogramm?
Am Anfang reicht vielen Kleinunternehmern eine Rechnungsvorlage zum Ausfüllen in Word oder Excel. Das spart Geld, hat aber Nachteile: Rechnungsnummern müssen manuell fortgeführt werden, Zahlungen werden händisch abgeglichen und offene Posten geraten schnell aus dem Blick. Spätestens wenn Sie regelmäßig Leistungen abrechnen, Abos oder Kurse verkaufen oder mehrere Kunden gleichzeitig betreuen, lohnt sich ein Rechnungsprogramm mit Online-Zahlung.
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Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was gilt?
Die E-Rechnungspflicht betrifft Kleinunternehmer auf zwei Arten:
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich – Sie sollten die Dateien aber auch lesen und archivieren können.
- Ausstellen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie dürfen aber E-Rechnungen versenden – und viele Geschäftskunden bevorzugen das, weil sie die Daten automatisch verarbeiten können.
Wer wächst und die Kleinunternehmergrenze überschreitet, muss ohnehin umstellen. Eine Lösung, die XRechnung und ZUGFeRD bereits beherrscht, erspart Ihnen später den Systemwechsel.
Rechnungen schreiben und automatisch bezahlt werden – mit helpydesk
Mit helpydesk, unserer SaaS-Plattform für Abrechnung und Support, erstellen Sie Rechnungen automatisch aus Ihren Leistungen, Verträgen oder Buchungen. Die Vorteile für Kleinunternehmer:
- Online-Zahlung inklusive: helpydesk ist an gängige Zahlungsdienstleister angebunden. Ihre Kunden zahlen direkt online, Sie sehen sofort, was bezahlt ist.
- Wiederkehrende Rechnungen: Abos und Verträge werden automatisch abgerechnet.
- E-Rechnung-ready: Bei Bedarf erstellen Sie Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung.
- Kundenanfragen im Griff: Support-Tickets und Rechnungen liegen in einem System.
- Datenschutz: Server in Deutschland, DSGVO-konform.
Sie bieten Kurse, Events oder Termine an? Mit helpydesk Booking buchen Ihre Kunden direkt auf Ihrer Website – Rechnung und Zahlung inklusive.
Beispiel: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus
Eine Fotografin rechnet ein Business-Shooting für einen Firmenkunden ab. Ihre Rechnung enthält Name und Anschrift beider Seiten, ihre Steuernummer, Rechnungsnummer 2026-041, das Rechnungsdatum, die Leistung „Business-Porträts, 3 Stunden, inkl. Bildbearbeitung“, das Leistungsdatum und den Gesamtbetrag von 650 Euro – ohne Umsatzsteuer. Darunter steht der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ergänzt um einen Online-Zahlungslink erhält sie ihr Geld oft schon am selben Tag.
Der Firmenkunde wünscht die Rechnung zusätzlich im ZUGFeRD-Format? Auch das ist für Kleinunternehmer freiwillig möglich – mit einer Software, die das Format beherrscht, ohne Mehraufwand.
helpydesk
helpydesk entwickeln und betreiben wir selbst: Support, Verträge und Abrechnung in einem System, individuell erweiterbar.
- ZUGFeRD und XRechnung
- Anbindung gängiger Zahlungsdienstleister
- Betrieb auf eigener Hardware in Deutschland
Das Wichtigste in Kürze
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: seit 2025 höchstens 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
- Jede Rechnung braucht die Pflichtangaben und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer empfangen können, ausstellen müssen sie keine – dürfen es aber.
- Ein Rechnungsprogramm mit Online-Zahlung spart Zeit bei Nummerierung, Versand und Zahlungsabgleich.
- helpydesk verbindet Rechnung, Zahlung und Kundenanfragen und ist bereit für die E-Rechnung.
Häufige Fragen zu Rechnungen für Kleinunternehmer
Ihre Frage ist nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie in unseren allgemeinen FAQ.
+49 (0) 211 / 74 07 11 20
info@5werk.de
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können.
Welcher Hinweis gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?
Seit 2025 höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Reicht eine Rechnungsvorlage zum Ausfüllen?
Für wenige Rechnungen ja. Bei regelmäßigen Rechnungen, Abos oder Online-Zahlungen spart ein Rechnungsprogramm viel Zeit und vermeidet Fehler bei Nummerierung und Zahlungsabgleich.
Kann ich mit helpydesk Online-Zahlungen annehmen?
Ja. helpydesk ist an gängige Zahlungsdienstleister angebunden, sodass Kunden Rechnungen direkt online bezahlen können.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und unterliegen den allgemeinen Regeln zur E-Rechnung. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD bereits unterstützt, erleichtert den Übergang.
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