Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an Behörden und wird auch im B2B-Bereich genutzt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine XRechnung erstellen – einmalig per Generator oder dauerhaft automatisiert.
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Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Vorgaben ändern sich; wir prüfen die Inhalte regelmäßig.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um. Anders als bei ZUGFeRD gibt es kein sichtbares PDF – die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die von der Software des Empfängers automatisch verarbeitet werden. Technisch kann eine XRechnung in zwei Syntaxen vorliegen: UBL oder UN/CEFACT CII. Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Öffentliche Auftraggeber des Bundes verlangen auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in der Regel die XRechnung, inklusive Leitweg-ID zur Zuordnung. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist die XRechnung außerdem eines der beiden Standardformate zwischen Unternehmen.
Für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose XRechnung-Generatoren. Sie geben Rechnungsdaten in ein Formular ein und laden die XML-Datei herunter. Das ist praktisch für Gelegenheitsrechnungen, erfordert aber Sorgfalt: Jedes Feld muss stimmen, sonst wird die Rechnung abgelehnt.
Viele suchen nach einem Weg, eine XRechnung aus Excel oder Word zu erzeugen. Direkt geht das nicht – Word und Excel erzeugen keine gültige XML-Struktur. Möglich sind Vorlagen mit Makros oder Konvertern, doch diese Lösungen sind anfällig, sobald sich Version oder Pflichtfelder ändern.
Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten zunehmend XRechnung-Exporte. Das funktioniert gut, wenn alle Rechnungsdaten dort vorliegen. Entstehen Rechnungen aber in Shop, Buchungssystem oder Verträgen, müssen Daten erst übertragen werden.
Mit unserer SaaS-Plattform helpydesk entsteht die XRechnung direkt aus dem Vorgang – aus Bestellung, Abo oder erbrachter Leistung. Sie müssen keine XML-Struktur kennen, nichts manuell eintragen und keine Dateien hin- und herschieben.
Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (Absender, Empfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträge, Steuersatz) verlangt der XRechnung-Standard weitere Pflichtfelder, zum Beispiel:
Vor dem Versand sollte jede XRechnung validiert werden – also gegen die offiziellen Regeln geprüft. Eine automatisierte Lösung übernimmt das für Sie.
Spätestens wenn Sie regelmäßig Rechnungen an Behörden stellen oder ab 2027/2028 alle B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen müssen, rechnet sich eine automatische Lösung. Jede manuell erstellte XRechnung kostet Zeit und birgt das Risiko einer Ablehnung – und damit verspäteter Zahlungen.
Eine fertige XRechnung muss den Empfänger auch erreichen. Öffentliche Auftraggeber des Bundes nehmen Rechnungen über eigene Rechnungseingangsplattformen entgegen, Länder und Kommunen nutzen teils eigene Portale oder das europäische Peppol-Netzwerk. Welche Übermittlung gilt, steht in der Regel in den Vergabe- oder Vertragsunterlagen. Im B2B-Bereich genügt häufig der Versand per E-Mail, sofern beide Seiten das vereinbart haben.
Wir unterstützen Sie dabei, den passenden Übertragungsweg einzurichten – damit Ihre XRechnung nicht nur gültig erstellt, sondern auch zuverlässig zugestellt wird. Gerade bei regelmäßigen Rechnungen an Behörden spart ein automatisierter Ablauf viel Zeit und reduziert Rückfragen zur Zuordnung oder zu fehlenden Pflichtfeldern.
helpydesk entwickeln und betreiben wir selbst: Support, Verträge und Abrechnung in einem System, individuell erweiterbar.
Ihre Frage ist nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie in unseren allgemeinen FAQ.
+49 (0) 211 / 74 07 11 20
info@5werk.de
Ja, mit kostenlosen Generatoren für einzelne Rechnungen. Für regelmäßige Rechnungen ist eine automatisierte Erstellung sicherer und schneller.
Da die XRechnung nur aus XML besteht, benötigen Sie einen Viewer oder eine Software, die die Daten lesbar darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.
Nicht direkt. Beide Programme erzeugen keine gültige XRechnung-XML. Nötig ist ein Generator, eine Vorlage mit Konverter oder eine Software wie helpydesk.
Die Leitweg-ID ordnet eine Rechnung eindeutig einer öffentlichen Stelle zu. Sie erhalten sie vom öffentlichen Auftraggeber, sie muss in der XRechnung angegeben werden.
Die XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD kombiniert PDF und XML. Beide sind als E-Rechnung zulässig; Behörden verlangen häufig die XRechnung.
helpydesk erstellt XRechnungen direkt. Wie die Daten in SAP, DATEV oder andere Systeme gelangen, klären wir im Erstgespräch und entwickeln bei Bedarf die passende Schnittstelle.
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