E-Rechnung Software für die E-Rechnungspflicht 2027 & 2028

Ab 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht. Mit unserer E-Rechnung Software auf Basis von helpydesk erstellen Sie XRechnung und ZUGFeRD automatisch, rechtssicher und mit Servern in Deutschland.

Kostenloses Beratungsgespräch helpydesk ansehen

DSGVO-konform
Server in Deutschland
Düsseldorf

E-Rechnung Software helpydesk – Dashboard mit XRechnung und ZUGFeRD

Server in Deutschland

Ihre Daten laufen auf eigener Hardware in Deutschland.

Datenschutz nach DSGVO

Kein Teams, kein Zoom: Ihre Daten bleiben sicher in der EU.

Entwicklung seit 2016

Aus Solingen gestartet, seit 2024 in Düsseldorf zuhause.

Erstgespräch kostenlos

Persönlich und unverbindlich, ganz ohne Verkaufsdruck.

Auf dieser Seite:
E-Rechnungspflicht: Diese Fristen gelten jetzt
Was eine E-Rechnung ausmacht – und was nicht
So funktioniert die E-Rechnung Software von 5werk
E-Rechnung Software kostenlos oder professionell?
Bereits Lexware, DATEV oder eine andere Buchhaltung im Einsatz?
In vier Schritten zur rechtssicheren E-Rechnung
Warum 5werk?
Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzliche Vorgaben ändern sich; wir prüfen die Inhalte regelmäßig.

E-Rechnungspflicht: Diese Fristen gelten jetzt

Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft kein Zukunftsthema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Eingangsrechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Wer jetzt eine passende E-Rechnung Software einführt, vermeidet Stress zum Jahreswechsel und sichert sich den Vorsteuerabzug seiner Kunden.

Was eine E-Rechnung ausmacht – und was nicht

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei elektronische Rechnungsformate relevant:

XRechnung – ein reines XML-Format, Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gemäß E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV).
ZUGFeRD – ein hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebetteter XML-Datei, ideal im B2B-Alltag.

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen, sofern Version und Profil passen. Genau darum kümmert sich unsere Software.

Zeitstrahl E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028 für Unternehmen

So funktioniert die E-Rechnung Software von 5werk

Unsere Lösung basiert auf helpydesk, unserer eigenen SaaS-Plattform für Support und Abrechnung. helpydesk bildet den kompletten Abrechnungsprozess ab – von einmaligen Produkten bis zu wiederkehrenden Verträgen – und erzeugt Rechnungen direkt im richtigen Format:

Automatische Abrechnung: Rechnungen entstehen aus Verträgen, Bestellungen oder Leistungen, ohne Abtippen.
XRechnung & ZUGFeRD: Sie wählen pro Kunde das passende Format.
Zahlungen integriert: helpydesk ist an gängige Zahlungsdienstleister angebunden – Rechnung und Zahlung laufen zusammen.
Individuell erweiterbar: Spezielle Abläufe oder Schnittstellen entwickeln wir passgenau auf helpydesk-Basis.
Datenschutz: Alle kritischen Daten liegen auf eigener Hardware in Deutschland – DSGVO-konform.

15+Jahre Erfahrung

2016gegründet in Solingen

3eigene SaaS-Produkte

DEHosting in Deutschland

**E-Rechnung**
XRechnung und ZUGFeRD rechtssicher erstellen, empfangen und automatisch abrechnen.Alle Lösungen

E-Rechnung Software kostenlos oder professionell?

Für wenige Rechnungen im Monat reichen oft kostenlose Tools oder ZUGFeRD-Software-Freeware. Sobald jedoch wiederkehrende Abrechnungen, mehrere Mitarbeitende oder Zahlungsabgleiche ins Spiel kommen, kostet manuelle Arbeit schnell mehr als eine professionelle Lösung. Achten Sie bei jeder E-Rechnung Software auf diese Punkte:

Unterstützt sie XRechnung und ZUGFeRD in aktuellen Versionen?
Werden Rechnungen validiert, bevor sie versendet werden?
Wo werden Ihre Daten gespeichert – in Deutschland oder in Drittstaaten?
Lassen sich Zahlungen, Verträge und Mahnwesen anbinden?
Gibt es einen Ansprechpartner, wenn sich Anforderungen ändern?

Bereits Lexware, DATEV oder eine andere Buchhaltung im Einsatz?

Viele Unternehmen nutzen schon Buchhaltungsprogramme wie Lexware oder DATEV und fragen sich, wie sie dort die E-Rechnung einrichten. Häufig entsteht die Rechnung aber gar nicht in der Buchhaltung, sondern im Shop, im Vertrags- oder Buchungssystem. Hier setzen wir an: Wir erzeugen die E-Rechnung direkt dort, wo der Umsatz entsteht, und sorgen dafür, dass die Daten sauber in Ihre bestehende Buchhaltung gelangen – per Export oder individueller Schnittstelle.

Vergleich elektronische Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD

Fragen zu E-Rechnung Software?Wir antworten persönlich, telefonisch unter +49 (0) 211 / 74 07 11 20.

Kostenloses Beratungsgespräch

In vier Schritten zur rechtssicheren E-Rechnung

Kostenloses Erstgespräch
Wir analysieren Ihre aktuellen Rechnungsprozesse.
Konzept
Wir legen Formate, Schnittstellen und Automatisierungen fest.
Einrichtung
helpydesk wird konfiguriert und bei Bedarf individuell erweitert.
Go-live & Support
Sie versenden E-Rechnungen – wir bleiben Ihr Ansprechpartner.

Warum 5werk?

Wir entwickeln seit 2016 Software in Deutschland, betreiben unsere Infrastruktur selbst und kennen die Anforderungen an ZUGFeRD und XRechnung aus der Praxis. Statt einer Standardlösung, die nur halb passt, erhalten Sie eine E-Rechnung Software, die zu Ihren Abläufen passt – und mit Ihnen wächst.

Elektronische Eingangsrechnungen automatisch empfangen und prüfen

Typische Fehler bei der Einführung einer E-Rechnung Software

Viele Unternehmen unterschätzen, wie viele Stellen von der Umstellung betroffen sind. Häufige Fehler: Stammdaten wie USt-IdNr., Bankverbindung oder Leitweg-ID fehlen; Rechnungen werden nur als PDF „nachgebaut“; elektronische Eingangsrechnungen landen ungeprüft in einem Postfach; und die Archivierung der XML-Originale wird vergessen. Wir prüfen diese Punkte im Erstgespräch und sorgen dafür, dass Ihre Umstellung nicht an Details scheitert.

helpydesk

helpydesk entwickeln und betreiben wir selbst: Support, Verträge und Abrechnung in einem System, individuell erweiterbar.

ZUGFeRD und XRechnung
Anbindung gängiger Zahlungsdienstleister
Betrieb auf eigener Hardware in Deutschland

Unsere Software helpydesk.de

Auf einen Blick

Das Wichtigste in Kürze

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit 2025, ausstellen ab 2027 (über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle).
Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, vor allem XRechnung und ZUGFeRD – ein reines PDF genügt nicht.
Kostenlose Tools reichen für Einzelrechnungen, wiederkehrende Abrechnungen brauchen Automatisierung.
helpydesk erstellt E-Rechnungen direkt aus Verträgen und Bestellungen, mit integrierter Zahlung und Servern in Deutschland.

Häufige Fragen zu E-Rechnung Software

Ihre Frage ist nicht dabei? Weitere Antworten finden Sie in unseren allgemeinen FAQ.

Direkt nachfragen

+49 (0) 211 / 74 07 11 20
info@5werk.de

Zum Kontaktformular

Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen versenden?

Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten nach EN 16931 enthalten, z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt rechtlich als „sonstige Rechnung“.

Gibt es eine E-Rechnung Software kostenlos?

Ja, für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose Tools. Für wiederkehrende Abrechnungen, Zahlungen und Teams lohnt sich eine automatisierte Lösung, weil sie Fehler und Zeitaufwand deutlich reduziert.

Welche Formate unterstützt helpydesk?

helpydesk unterstützt ZUGFeRD und XRechnung. Welches Format Sie pro Kunde verwenden, legen Sie flexibel fest.

Kann ich meine bestehende Buchhaltung (z. B. Lexware oder DATEV) weiter nutzen?

In der Regel ja. Wir prüfen im Erstgespräch, wie Rechnungsdaten per Export oder Schnittstelle in Ihre Buchhaltung übertragen werden.

Wo werden meine Rechnungsdaten gespeichert?

Ausschließlich in Deutschland, auf eigener Hardware und DSGVO-konform. Externe Dienstleister haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Was gilt für öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die ERechV; hier wird in der Regel die XRechnung mit Leitweg-ID verlangt. helpydesk erstellt dieses Format direkt.

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